A rendezvényre a helyek elfoglalása érkezési sorrendben történik, a regisztráció az eseményre való belépést teszi lehetővé.

A rendezvényen hang-, kép- és videófelvételek készülnek, melyeken felismerhetők, beazonosíthatók lehetnek az azon szereplő személyek. A rendezvény területére való belépéssel a résztvevők feltétel nélkül hozzájárulnak ahhoz, hogy a készülő kép- és filmfelvételeken ők vagy kiskorú hozzátartozóik esetlegesen szerepeljenek és azok az önkormányzat által kiadott újságban, a szervező intézmények weboldalain, közösségi média felületein vagy az UP Rendezvényteret népszerűsítő bármely nyomtatott- és elektronikus felületen felhasználásra kerüljenek.